Briefing para desenvolvimento de web sites: considerações, dicas e modelos

Um dos pilares do sucesso de um bom web site é fazer um bom briefing com o cliente. Um briefing bem feito e executado pode determinar se um site será bom ou ruim – baseado nas necessidades e expectativas de projeto que o cliente tem.

Para os iniciantes em desenvolvimento web, e mesmo para quem já atua na área a certo tempo, uma “pedra no sapato” muito comum é a falta de um bom briefing – ou modelo de briefing – e de uma boa entrevista com aquele que vai encomendar o web site (potencialmente falando). Não é incomum o fato de um cliente não gostar do resultado final de um projeto web em função de um briefing mal feito ou desfalcado, que não recebeu a devida atenção de quem o fez e não foi feito e estudado com bastante cuidado.

Neste artigo, falo um pouco sobre como fazer um bom briefing com o cliente e apresento uma proposta de briefing que, a meu ver, serve perfeitamente como base para qualquer pessoa fazer o seu próprio briefing de desenvolvimento de web sites, conforme suas preferências, necessidades e gosto pessoal.

O que é “Briefing”?

A definição de “briefing“, segundo o Novo Dicionário Eletrônico Aurélio versão 5.0:

1. Conjunto de informações básicas, instruções, diretrizes, etc., elaborado para a execução de um determinado trabalho, ou missão militar, etc.

2. Reunião onde se definem essas instruções, diretrizes, etc.

A Wikipédia, por sua vez, define briefing da seguinte maneira:

O briefing é um conjunto de informações passadas em uma reunião para o desenvolvimento de um trabalho, sendo muito utilizadas em administração e na publicidade.

O briefing é uma peça fundamental para a elaboração de uma proposta de pesquisa de mercado. É um elemento chave para o planejamento de todas as etapas da pesquisa de acordo com as necessidades do cliente.

Um amigo meu definiu briefing como “uma palavra ‘fresca’ para umas perguntinhas que se faz ao cliente sobre o que ele quer no site”. :-D

Basicamente, é mais ou menos isso, mesmo: o briefing é um conjunto de perguntas e/ou atividades que servem para determinar como se dará o projeto, elaboração e execução de determinada coisa – no caso, a “coisa” é um web site.

Como fazer um bom briefing?

Quando procuramos na internet sobre briefing e quais as melhores maneiras de se fazer um, encontramos diversas opiniões, modos de pensar, pareceres, dicas e até modelos prontos de briefing para web sites. Assim como acontece com muitas coisas que procuramos na internet (em especial na web), fica difícil “tomar um rumo” e escolher tal ou qual maneira ou resultado para seguir, em face à imensidão de resultados e possibilidades que nos são apresentadas.

Pessoalmente, creio que o melhor é filtrar alguns resultados/modelos que pareçam de melhor qualidade e confiabilidade – usando sempre o bom senso e discernimento pessoal para esta decisão – e, depois de uma filtragem inicial, pegar “o que sobrou” e, a partir disso, elaborar o próprio briefing, baseado nas escolhas pessoais e modo de trabalho.

O briefing deve ser feito na primeira reunião com o cliente, preferencialmente em um encontro pessoal. A vantagem de se encontrar pessoalmente com a pessoa que irá contratar seus serviços é poder “sentir” melhor o que a pessoa está realmente precisando e/ou buscando, além de você poder auxiliar e explicar melhor para o cliente o teor e objetivo de cada pergunta.

Encontrando-se cara-a-cara com a pessoa, é mais fácil de mostrar quem você realmente é e uma excelente forma de seu cliente e você estreitarem ainda mais os laços profissionais que, se tudo correr bem, irá uní-los.

Entretando, pode ser que fique complicado de se encontrar pessoalmente com o potencial comprador do web site. Para sanar essa questão, algumas medidas podem funcionar:

• Briefings por e-mail. Esta abordagem seria a mais simples e “tradicional” quando o assunto é web. Enviar as perguntas do briefing por e-mail e receber as respostas também por e-mail é algo fácil, relativamente fácil e, até certo pronto, eficiente;
• Conversa por mensageiros instantâneos. Os instant messengers são usados pela maioria das pessoas que trabalham com web – ou que acessam a rede mundial várias horas por dia. Fazer um briefing com o cliente através de um instant messenger é mais demorado, mas dá um toque mais pessoal a todo o processo;
• Vídeo conferência. Realizar uma vídeo-conferência é bem próximo de se encontrar pessoalmente com o cliente. Para quem vai fazer um briefing com pessoas de outros estados ou países, este deve ser o meio de escolha adequado;
• Sistema web de briefings. Para desenvolvedores web é bastante simples montar um sistema online para realização de briefing. Um exemplo seria definir um esquema de IDs para os clientes e programar um formulário com as perguntas separadamente, para cada um; as respostas seriam armazenadas em um banco de dados e/ou num arquivo, como um XML, por exemplo;
• “Misturar” diversos técnicas. Dependendo do caso, pode ser eficiente “misturar” diversas destas técnicas de feitura de briefing. Por exemplo, pode-se enviar um e-mail com as perguntas e, em uma vídeo-conferência, fazer um acompanhamento com o cliente para auxiliá-lo a responde-las. Outro: elaborar um sistema online para a pessoa responder às perguntas do briefing e enviar as respostas para seu e-mail. Recorra à sua criatividade e certamente bons resultados serão encontrados.

Estratégias para fazer um briefing eficiente

Pessoalmente, sigo a metodologia de que são necessários, no mínimo, 2 encontros com o cliente com, conseqüentemente, 2 briefings:

1. “Briefing Preliminar”. Define-se, sem muito detalhamento, quais as necessidades do cliente, baseando-se em seu público-alvo, os objetivos que quer alcançar com o site, breves informações sobre sua concorrência, dentre outros. Este é o “briefing base”.
2. “Briefing Completo” ou “Briefing Detalhado”. Este, sim, é o briefing que trará maior nível de detalhamentos sobre o projeto, necessidades e especificações do site, estratégias de divulgação, informações sobre design e mais.

Briefing Preliminar

O primeiro briefing a ser feito serve para você ter um primeiro contato com as necessidades e ideias que do cliente. O interessante, nesta fase inicial, é conversar bastante com o cliente e tentar captar, ao máximo, o que está “oculto”. Sim, existem necessidades ocultas em todo projeto que, por motivos diversos, o cliente não pode ou não quer falar.

É papel de quem realiza o briefing “extrair” do cliente coisas que nem ele mesmo sabe que quer e/o precisa e, em função disso, trazer uma qualidade maior para o projeto e possível resultado final deste. Fazer um briefing de qualidade demanda prática!

As perguntas para este primeiro encontro podem ser de caráter mais geral, mas com o objetivo de um mínimo de informações sobre as características do projeto, tais como:

• Público-alvo;
• Objetivos do web site;
• “Imagem” que o cliente quer passar para os visitantes;
• Análise da concorrência.

Outras coisas mais podem ser abordadas; entretanto, estes são elementos básicos que devem figurar no primeiro briefing. É muito importante sair do encontro com pelo menos estas informações.

Muita gente, quando vai fazer este primeiro briefing, prefere levar papel e caneta; isso dá um toque pessoal à reunião e contato com o cliente. Pode parecer bobagem, mas o simples ato de mostrar sua caligrafia transmite pessoalidade e mostra que você não se importa de “perder tempo” escrevendo informações sobre o projeto ao invés de digitar tudo.

Em alguns casos, especialmente os que a pessoa que responderá às perguntas é muito ocupada ou terá que sair em breve para um compromisso, pode ser conveniente levar um notebook. Mas, como disse, este primeiro briefing é rápido e serve para obter as informações mais básicas sobre o site que deve ser desenvolvido.

Briefing Completo ou Briefing Detalhado

Como dito, este é o briefing que será feito posteriormente ao briefing preliminar e que serve para detalhar tudo o que foi aprendido por você sobre o negócio, produto ou empresa de seu potencial futuro cliente. As perguntas que formam esta segunda parte da “entrevista” feita com seu cliente lhe darão informações mais profundas, confiáveis e com qualidade superior.

Em função de, nesta fase, o número de perguntas ser maior e a necessidade de as respostas para estas perguntas também precisarem ser mais minuciosas, é importante que se disponha de mais tempo para a realização deste briefing. Para tanto, evite agendar o encontro em “horários de pico” da pessoa e, previamente, avise que o encontro de vocês precisa ser mais prolongado que da última vez.

Seja transparente e tenha em mente que “o combinado não sai caro”. Se você for honesto com aquele que responderá a essa segunda fase de perguntas e deixar claro, desde o início, que vocês precisarão de tempo maior para este segundo encontro, certamente a pessoa ficará satisfeita com sua sinceridade e feliz por poder fornecer mais informações que, conseqüentemente, farão com que o resultado final de seu web site seja melhor.

O briefing completo pode ser dividido em seções, para facilitar o entendimento da pessoa que responde às perguntas e evitar uma eventual fadiga por parte de quem o faz. Por exemplo, as perguntas deste briefing pode ser divididas da seguinte maneira:

• Estratégia;
• Informações gerais;
• Público-alvo;
• Conteúdo;
• Aparência (design);
• Outras informações.

Colocar cerca de 3 a 6 perguntas em cada uma das seções já deve bastar para colher as informações necessárias.

Considerações finais

Fazer um briefing de qualidade, que realmente “extraia” do cliente todas as informações que você precisa para elaborar um projeto que seja bom, é realmente uma questão de prática. Mesmo alguns daqueles que trabalham no ramo de desenvolvimento para web há anos consideram que ainda não sabem fazer um briefing que consiga, plenamente, fornecer o que é preciso para se fazer o site.

Portanto, não desanime caso fique um pouco nervoso e inquieto ou não consiga ser natural e espontâneo nos primeiros briefings que fizer. A prática e consequentes anos de experiência o levarão a um patamar que você irá gostar, esteja certo! ;-)

No fim do artigo há um arquivo comprimido com algum material de apoio para lhe ajudar:

• “Briefing Preliminar” (em formatos .odt e .doc). Este é um modelo de Briefing Preliminar em uma folha mais apresentável, para causar uma boa impressão no cliente no momento da reunião;
• “Briefing Completo” (formato .txt). Uma proposta para o Briefing Completo. Este deixei em formato texto puro, somente com as perguntas, para que você exercite sua capacidade criativa e faça sua própria apresentação melhorada. Tenho certeza de que ficará ótimo!

Espero que este material seja de valia para que você possa conhecer alguns dos principais aspectos de um briefing para sites e espero, sinceramente, que consiga realizar seus próprios briefings com cada vez mais qualidade e confiança em si mesmo.

Tem alguma sugestão sobre como montar um bom briefing e/ou quer complementar algo que tenha sido abordado neste artigo? Compartilhe!